ORGANIZAÇÃO DO BANCO DE DADOS PARA AVALIAÇÃO

 

 

Fiz esse gráfico para mostrar uma coisa que observei em quase todas as empresas por onde passei, apesar de estarem todos sob uma mesma bandeira e defendendo os mesmos interesses os administradores dos vários departamentos da empresa não entendem muito bem isso e criam uma competição interna para ver que aparece mais na fotografia e ver quem fica com mais moral junto à direção ou presidência desta empresa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Em outro post, descrevi uma situação real onde fui chamado para assumir um departamento contábil na minha área e os controles existentes eram ruins, o pessoal contábil tinha saldos mas, não tinha sua composição enquanto isso a engenharia dizia que os números contábeis estavam errados e tinha em seus arquivos documentos com todas as notas e contratos que compunham os saldos que eles defendiam como certo.

 

Não existe contestação quando você usa uma palavra contra um documento formal, pedi carta branca a minha chefia e fiz dos documentos da engenharia a nova contabilidade, abandonando todos os saldos contábeis sem comprovação que tínhamos, será que sendo profissional de contabilidade faltei com a ética para com meus colegas?

 

Não sei, mas segui meus princípios e que foram atestados sem contestação pela auditoria externa após avaliação dos procedimentos adotados, além disso copiamos todos os documentos da engenharia compondo o novo arquivo contábil e adotamos o seu modelo de controle daquela data em diante.

 

Também implantamos na empresa um processo onde, uma vez por mês a contabilidade fazia uma reunião com a engenharia para batimento de informações e números a fim de criar comprometimento, participação e evitar a competição entre os departamentos, passamos a ser realmente uma empresa e passamos a trabalhar em conjunto.

 

Dessa forma deveriam pensar todos os envolvidos na empresa seja lá a que ramo de negócio ela pertença, ninguém consegue fazer contabilidade sem as áreas de apoio então eu sugiro que nosso gráfico passe a ser o seguinte:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dessa forma vamos trocar informações que devem ser uteis ao nosso dia a dia, mas vamos a alguns exemplos práticos:

 

• A estrutura de custos/orçamentos e de gente das empresas não nos permite contratar inventários físicos de imobilizado e muito menos reavaliações a cada dois anos como ditam as legislações publicadas por tecnólogos que não estão no chão de fábrica.

 

• Temos no mercado empresas de diversos ramos de negócio, sendo algumas de fácil acesso a informação devido a estarem os bens em um ou duas plantas separadas por centros de custos estruturados de acordo com a produção, caso de uma Editora como as do Grupo Abril, um edifício de escritório, uma ou duas gráficas e uns 100.000 itens de lançamento nos registros de imobilizado.

 

• Porém temos empresas como as do ramo de Telefonia, onde muitos dos bens estão na rua e em aproximadamente 40.000 localidades diferentes, que seriam fazendo uma analogia, centros de custo dessa empresa.

 

• Além disso existem bens como Cabos que podem estar submersos, em postes ou enterrados, além de antenas colocadas em lugares altos e de risco para sua avaliação em um inventário, fato que encarece em muito qualquer consultoria de avaliação ou de inventário.

 

• Mas estas empresas por outro lado tem uma engenharia, uma área patrimonial, uma área de tecnologia e outras que tem muitas informações que em função da competição entre as áreas da empresa não conversam umas com as outras.

 

• Vamos de novo ao exemplo dos cabos de telefonia, sabemos que as engenharias para manter o sistema funcionando tem especificados em seus controles todas as redes existentes e com definição das bitolas de cabos bem como sua metragem e ai esta o pulo do gato, porque a contabilidade vai contratar uma empresa para levantar esses cabos se a engenharia tem um controle auditável e que não tem como ser questionado por nenhum especialista do mercado.

 

• Colocando outro exemplo a área de patrimônio tem cópias de todos os documentos de imóveis da empresa, com suas escrituras, números de inscrição, registros cartoriais, valores venais e custo do metro quadrado construído na região onde esta fisicamente o imóvel.

 

• Sabemos também que os sistemas contábeis não refletem os bens efetivamente, porque a contabilidade peca em sua construção, então na maioria das vezes temos muitos lançamentos perdidos e com construção mal feita que não permitem identificar o bem que refletem.

 

• Isso acontece por causa da forma como os arquivos do imobilizado foram construídos, já fiz um post falando desse assunto anteriormente, veja este link

 

 

 

 

 

• Acho que esta mais do que justificado o porquê de trabalhar em conjunto com os outros departamentos da empresa e não uns contra os outros, independente de quem vai aparecer na fotografia.

 

No próximo POST, vou tratar da valorização de Terrenos e Edifícios, até lá.