PORQUE NÃO PODEMOS CONFIAR NOS VALORES CONTÁBEIS DO IMOBILIZADO

 

11/04/2013 10:29

 

Meu objetivo ao escrever estes textos é demonstrar o quanto são ruins as informações contábeis lançadas no imobilizado, esses casos que coloco não são exceções são via de fato a regra, todas as empresas por onde passei tem esses problemas em grau maior ou em grau menor, neste tópico vamos falar dos valores lançados contabilmente no grupo do imobilizado.

 

Existem empresas que já perceberam que os dados contábeis são ruins e optaram seja por imposição de sua matriz ou para minimizar sua margem de erro em converter seus valores de balanço a uma chamada moeda forte, normalmente US$, mas mesmo nesses casos vemos distorções, porque não importa com que unidade monetária você trabalhe, os itens contábeis nascem com particularidades, em tempo, não são erros, são particularidades que os fazem diferentes mesmo quando se fala de equipamentos idênticos e comprados na mesma época.

 

Vamos demonstrar alguns exemplos de itens que foram registrados nos locais onde trabalhei e que contabilmente foram processados de forma correta mas, gerencialmente ao analisar os valores do imobilizado vemos distorções que inviabilizam os números contábeis:

 

Imóvel adquirido por doação

 

Normalmente essa hipótese não acontece, mas quando você trabalha em uma empresa de origem publica e de interesse coletivo estes casos acontecem, já que a população de um local pode pedir a uma empresa do se estabeleça em uma planta para dar cobertura aquela localidade.

 

Certa vez ao analisar o resultado contábil de uma baixa, percebemos um lucro extraordinário, um bem vendido por R$ 5.000.000,00 tinha um custo contábil de R$ 100,00 (valores hipotéticos) . A primeira coisa que veio a cabeça foi que havia um erro de baixa contábil, mas depois que levantamos a origem dos lançamentos no imobilizado, vimos que se tratava de uma doação feita a valor simbólico a muitos anos, vimos ainda que na época se tratava de um imóvel localizado em uma área longe e sem valor mas que com o passar dos anos se valorizou, passou a integrar a área central e devido a especulação imobiliária mostrou essa distorção.

 

Uma vez que nunca houve uma reavaliação contábil, os valores lançados no imobilizado eram os registrados no documento de doação.

 

Equipamento Importado da França no mesmo mês e com valores muito diferentes

 

Em outra empresa, certa vez, foi solicitado ao Ativo Fixo o valor residual de um equipamento, uma maquina sopradora de garrafas, para construção dos custos de viabilidade comercial de implantação de uma unidade remota em um lugar qualquer.

 

Levantamos os valores e passamos ao pessoal contábil e comercial para analise junto ao cliente desse estudo de viabilidade, no meio da reunião ao ser apontado o valor que tínhamos o diretor da área de engenharia questionou, como pode um equipamento usado e com mais de dois anos de uso ser mais caro que um equipamento zerado e importado hoje da França.

 

• De volta a contabilidade fomos avaliar o porquê dessa distorção e descobrimos algumas variáveis, lançadas contabilmente, algumas erradas e outras certas, a saber:

 

• Pegamos duas maquinas idênticas, uma a que foi solicitada e uma segunda comprada da França no mesmo mês

• Verificamos que uma teve importação via navio, o que é a pratica e que tem o mesmo procedimento de importação de uma maquina trazida da França hoje

• A outra, em função de urgência de fechar acordos comerciais, foi trazida da França em frete aéreo, que é infinitamente mais caro que o frete de navio, até por causa do fator tempo.

• Estas maquinas ao longo de sua vida, são negociadas com um cliente para uso em sua planta, por meio de pagamento de aluguel e consumo de matéria prima das mesmas e agregado ao custo do equipamento existe um frete e uma instalação agregados.

• O erro começa a acontecer quando ao deixar uma planta para outra e receber novos custos de frete e instalação não haver a baixa dos custos anteriores, uma vez que isso representaria um impacto imediato no calculo da rentabilidade do novo contrato.

• Com o passar do tempo se o gerente analisar o custo de aquisição não depreciado, com certeza esse agregado de valores, vai fazer com que o equipamento tenha um valor de aquisição muito maior que o de uma maquina nova importada da França

 

Distorção de valores de equipamentos em relação ao Mercado

 

Estamos na era da informática, todos os dias são lançados computadores mais potentes e com custos cada vez mais acessíveis, porem, em certa ocasião em uma empresa de Telefonia, verificamos a compra de um computador sem muitas novidades por R$ 10.000,00 quando na época os computadores mais potentes do mercado custavam algo em torno de R$ 3.000,00.

 

Alguns contadores que eu conheci em uma situação dessas, engrossariam sua voz e falariam em alto e bom tom para que todos ouvissem: “ESTA ERRADO .... “ , colocando em cheque todo o trabalho do profissional que esta abaixo dele com o objetivo de ganhar pontos sei lá com quem.

 

Bom, vamos a nossa conciliação, vamos ver o que aconteceu, com certeza quem fez o lançamento contábil não errou, em principio achamos que se tratava de mais de um computador e que fora cadastrado no sistema de imobilizado com quantidades erradas, fomos então ao contrato já que o fornecedor não era um fornecedor de informática e sim o fornecedor de centrais telefônicas.

 

Quando uma empresa fecha um contrato de compra de um equipamento desse tipo, o faz incluindo, equipamento, instalação, equipamentos periféricos, mão de obra, enfim contrato com todos os custos embutidos.

 

Na hora de faturar por contrato o fornecedor tem de emitir separadamente as notas fiscais fechadas de cada equipamento, então teríamos uma central telefônica, um computador, uma antena, um distribuidor geral, etc.

 

Este fornecedor abre então uma ordem de serviço, lança ali todos os seus custos e no final faz um rateio desses custos para os equipamentos principais, emitindo uma nota fiscal pelo valor deste rateio, dai nasce um computador de R$ 10.000,00

 

Capitalização de Obras em Andamento

 

Quem trabalha com o SAP PS, tem um problema semelhante ao que apresentamos acima, porque este sistema também trabalha com as capitalizações utilizando mais de uma forma, uma é se informando o valor do equipamento a ser capitalizado no AM e outra é informando um percentual de rateio normalmente elaborado pela área de engenharia para distribuição dos custos para os itens de ativo (modelo de maior uso).

 

Rateio sempre implica em distorção de valores, podemos ter itens como o computador super avaliados e outros que podem ficar subavaliados em função de transferência de seus custos para outros itens.

 

O ideal seria que ao se capitalizar um projeto fosse construído um processo onde seriam feitas as segreções de itens diretos e itens passiveis de receber rateio, mas quem investe um valor alto em um sistema como o SAP PS AM que mais praticidade e normalmente não tem o tempo necessário para fazer esse tipo de apontamento.

 

Capitalizações feitas de itens as pressas para reduzir saldo de obras em função de anotações da auditoria

 

Muitas empresas por ocasião do balanço ou por incorporação de outras empresas fazem capitalizações em massa, ou seja pegam o saldo de um projeto e lançam em uma grande massa, reduzindo o valor de obras em andamento, portanto deixando de serem cobradas pela auditoria e transferindo esses itens para um único item de imobilizado com a promessa de que vão voltar depois para desdobrar esses valores.

 

Na pratica nunca voltam e ficamos sem rastreabilidade desses itens, não vou mencionar as empresas em que vi isso, mas existem e esses procedimentos foram atestados pelo contador que gerenciava as áreas naquele momento.

Esse procedimento errado gera varias distorções dentro do imobilizado:

 

• Podemos estar apropriando despesa de depreciação errada

• Não temos o controle analítico dos bens capitalizados

• Normalmente não se volta ao banco de dados para regularizar a situação já que não existe mais problema de ressalva em balanço por causa de BIA de alto valor

• Quem usa SAP AM e volta para acertar o arquivo acaba gerando um problema de analise futura, já que para desdobrar um item no AM você tem de criar um item novo e transferir os valores do item antigo para o novo, mas você não consegue criar um item novo com data antiga, sendo assim vai parecer que você depreciou muito mais do que devia para aquele item no mês da transferência, o que não é uma verdade

• Ainda quando você transfere pode mudar o item de conta o que implica em ajuste na depreciação contabilizada o que em algumas empresas passa batido e em outras requer autorização da gerencia de contabilidade e auditoria

 

Bens incorporados de outras empresas

 

Cada empresa, nasceu de um jeito, cada empresa teve um critério de contabilização, cada empresa teve uma cabeça diferente administrando sua contabilidade portanto quando se incorpora uma empresa a sua, você quase sempre tem problemas de compatibilidade dos lançamentos originados nessa empresa com os seus critérios e quase nunca existe tempo de se fazer uma adequação de dados antes da migração.

 

Assim temos problemas de conceito de lançamentos, algumas empresas ao invés de lançar itens lançam documentos: nota fiscal X, ordem de serviço Y e quando você tenta saber do que se trata ninguém sabe além de os documentos quando existem serem muito antigos.

 

Itens que você classifica na conta A a outra empresa usa a conta B, a composição de custos normalmente não segue os mesmos critérios o que faz com que você tenha distorções entre seus valores e os valores lançados nos balanços dessas empresas.

 

Valorização de mercado e vida útil

 

Como mencionado no primeiro exemplo o imóvel foi recebido em doação e não teve seus valores corrigidos a valor de mercado, assim acontece com computadores que quando foram lançados eram caros e em função de sua maximização foram se tornando mais potentes e mais baratos, quanto a vida útil normalmente utilizamos para atualizar os valores com depreciação as taxas do imposto de renda que estão totalmente distorcidas, maquinas e equipamentos temos uma depreciação de 10 % ao ano e uma maquina de extrusão dura 30 enquanto existem outras como computadores que tem vida útil de 5 anos e em media duram 3 anos.

 

Temos variações também em relação ao uso, um veiculo é depreciado em 5 anos, mas se considerarmos o lugar onde ele é usado vamos ver que existem distorções, tipo uma caminhonete comprada para uso em São Paulo que tem muitas ruas com asfalto e em boas condições não tem nem pode ter a mesma vida útil de uma mesma caminhonete comprada para uso no ACRE onde as condições de uso são mais exigentes

 

 

Enfim acho que com essas informações nós invalidamos qualquer uso para os números lançados no imobilizado contábil.