OBRAS EM ANDAMENTO - SETOR PRIVADO - B
CONSTRUÇÃO DO ORÇAMENTO DE INVESTIMENTOS DA EMPRESA:
Chegou a hora de elaborar o ORÇAMENTO ANUAL DE INVESTIMENTOS da empresa, que só pode ser aprovado pelo COMITE DE INVESTIMENTOS (grupode pessoas estratégicas definidas na NORMA DE DELEGAÇÃO).
Este COMITE também vai ser o responsável por aprovar os PROJETOS QUE NÃO FORAM ORÇADOS ou as MUDANÇAS DE ESCOPO.
Uma vez que o processo empresárial é dinamico, esse comite deve se reunir pelo menos uma vez por mês ou em audiência de emergência, para casos de oportunidades de negócios ou fatores alheios a planejamento e que possam afetar o bom andamento dos processos da empresa.
Mas como funciona isso?
Como projetos são inclusos no plano orçamentário?
Como projetos que foram planejados mudam seu escopo?
Como podem surgir projetos novos não pensados antes?
INCLUSÃO DE NOVOS PROJETOS NO ORÇAMENTO :
Todas as áreas da empresa em uma determinada época do ano reportam ao COMITE DE INVESTIMENTOS uma lista com todos os projetos que são pretendidos para o ano seguinte, sejam eles viáveis ou não, incluindo a sua estimativa de custos de compra, instalaçao e implantação além das justificativas de porque aquele investimento é necessário.
Nesse processo devem estar incluídos todos os investimentos em CAPEX ou OPEX, sua classificação se dará durante o processo de construção do orçamento ou durante a analise dos dados do projeto pela controladoria, nesse processo poderemos ter:
Reforma ou introdução de planta (edifícios e construções),
Reforma ou ampliação de maquinário e bens,
Investimentos em novos negócios se existir a informação,
Manutenção de equipamentos ou bens,
Construção de equipamentos ou bens patrimoniais,
Compra de bens patrimoniais de qualquer natureza,
Outros que se enquadrarem no processo de investimentos
Todos os projetos devem possuir uma definição de grau de prioridade definido pela área que esta solicitando o investimento, a saber:
Urgente, em caso de não executar o setor pode parar,
Urgente mas com alguma folga,
Necessário mas sem urgência,
Necessário,
Melhorias sem urgência mas importantes,
Outras definições a critério da empresa.
Você deve estar se perguntando para que serve isso, já que o comitê deve olhar apenas os dois primeiros itens, certo?
Pois bem, em uma empresa que tem visão de futuro o que vai ser levado em conta não é o projeto da área A ou o projeto da área B, mas sim a correlação entre as áreas e oque uma vai necessitar para desempenhar melhor sua função, ou seja, uma melhoria sem urgência para uma área, pode ser uma necessidade se essa área estiver fornecendo algum tipo de serviço ou trabalho para outra que tem uma prioridade urgente e que depende daquela informação ou produção, dai o bom senso do comitê para amarrar os projetos e suas prioridades de execução dentro da empresa é que vai definir o que é URGENTE, o que pode ser ADIADO e o que não faz parte das necessidades da empresa.
Os projetos podem ser revistos a qualquer momento se durante as avaliações mensais, alguém do comitê achar que existem valores estranhos ou dados incompletos, devendo retornar ao processo com as devidas revisões, devemos ter em mente que nem sempre o projeto não aprovado esta descartado, alguns podem apenas ser adiados e outros podem ser necessários porém não existe a possibilidade econômica de se inserir no atual planejamento.
Dessa forma todos os novos projetos que foram aprovados pelo COMITE DE GESTÃO são inseridos no PLANO ORÇAMENTÁRIO DA EMPRESA e sua execução passa a obedecer as definições previstas na NORMA DE DELEGAÇÃO DE AUTORIDADES no modêlo que vimos na PARTE A desta apresentação.
INCLUSÃO DE TRANSBORDO NO ORÇAMENTO:
O ORÇAMENTO DE INVESTIMENTOS tem validade apenas durante o ano corrente, normalmente de janeiro a dezembro, tendo seus valores aprovados suspensos no final do exercício, assim nenhum projeto do ano anterior pode ser continuado, se não for incluso no orçamento do ano seguinte, isso porque o fluxo de caixa desenhado vai ter de aglutinar os novos investimentos da empresa e mais os gastos não empenhados desses projetos.
É comum que nos meses próximos ao final do ano, alguns gestores de projetos façam o EMPENHO ou COMPROMETIMENTO dos valores previstos em seu projeto, para não correr o risco de perder a verba na elaboração do ORÇAMENTO para o ano seguinte.
Essa é uma pratica errada, muito aplicada no SETOR PUBLICO, precisa ser auditada e policiada, porque faz com que o novo orçamento já tenha nascimento, com gastos que poderiam ser reestudados no exercício seguinte, no meu modo de analisar o processo, isso deve ser coibido.
Mas existem projetos que estão em execução e que tem compromissos reais que extrapolam o ano corrente, nesse caso seu orçamento tem de ser migrado com os devidos fluxos de caixa para o orçamento seguinte e a esses projetos as engenharias dão o nome de TRANSBORDO.
O procedimento orçamentário definido no SAP é ótimo para controlar esse tipo de ocorrência, já que são zerados, bloqueando novas compras para que o usuário insira as verbas orçamentárias de acordo com o PLANO DE ORÇAMENTOS do ano corrente.
INCLUSÃO DE PROJETOS ANTIGOS QUE ESTAVAM PARALIZADOS:
Como podemos ver no quadro, temos um projeto com luz amarela que foi postergado e temos de ter em mente que mesmo um projeto que recebeu luz verde pode ter sua prioridade alterada durante o exercício, isso porque executar ou não um projeto depende basicamente de questões de mercado ou financeiras.
Dessa forma se um projeto foi paralizado ou postergado e sua prioridade mudou, ele pode e vai ser incluso no orçamento como uma alteração, pode acontecer inclusive que no ato dessa inclusão, algum projeto que recebeu luz verde passe a ser um projeto postergado de luz amarela.
INCLUSÃO DE NOVO PROJETOS OU MUDANÇA DE ESCOPO:
Com certeza podem e devem surgir NOVOS NEGOCIOS que vão trazer receitas não esperadas para a empresa, sendo assim, o reestudo do orçamento, com inclusão de NOVOS PROJETOS e até mesmo adiamento de projetos com sinal verde para viabilizar esses novos projetos é passível de análise pelo COMITE DE INVESTIMENTOS.
Para ilustrar nossa teoria sobre mudança de escopo, vamos inserir aqui um modelo de projeto que encontramos no manual do TCU, apesar de ser um projeto para empresa publica, serve para nosso estudo e ainda serve para a gente ver que ele é idêntico ao processo de criação de um projeto na empresa privada:
Nesse exemplo, podemos ver que no final do projeto foram lançados 30% do valor estimado a titulo de BDI – Bonificações e Despesas Indiretas, bom esse conceito não se aplica a empresas privadas, mas quando você analisa o escopo dos projetos desenhados pelas engenharias destas empresas, vê um item com o nome de CONTINGÊNCIAS, que normalmente representa 10% do valor estimado para a obra, a fim de cobrir gastos não previstos.
Via de regra esse valor não deve ser aplicado, mas caso seja tem de haver justificativa para a auditoria e ele deve servir para cobrir quaisquer falhas orçamentárias e alimentar as informações SOX.
Dessa forma, se um projeto necessitar de verba complementar ao percentual definido para contingência tem de ser obrigatoriamente submetido ao comitê de investimentos, porque qualquer acréscimo nesse projeto vai impactar no FLUXO DE CAIXA que a empresa desenhou.
Defendo a tese de que todo o projeto tem de seguir por esse caminho, independente do volume de numerário necessário para conclusão do mesmo, isso porque a empresa tem de policiar investimentos e erros de projeto ou orçamento a fim de criar regras que impeçam novos erros que podem impactar em outros projetos.
NO PROXIMO POST:
Estruturação Sistêmica de um Projeto para atender as necessidades de informação da empresa.
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