LANÇAMENTOS CONTÁBEIS E CONCILIAÇÃO NO ERP

 

 

Na ultima postagem terminamos dizendo:

 

• Vamos falar um pouco sobre LANÇAMENTOS CONTÁBEIS, falamos em sistemas, em arquivos, em necessidades fiscais, em tudo, mas não falamos sobre lançamentos contábeis e ai vem a pergunta:

 

SOMOS CONTADORES OU ANALISTAS DE SISTEMAS

 

Depois fizemos duas chamadas com as seguintes indagações:

 

A) Banco de Documentos Fiscais:

 

Devo lançar a mão de obra interna e gastos indiretos?

Como alocar custos indiretos para projetos ou unidades de negócio?

 

B) Para que servem os códigos de entradas que temos em ERP´s :

 

(10) Compras Diretas                       (14) Obsolescência

(11) Requisições                               (15) Sucateamento

(12) Devoluções                                (16) Transferências

(13) Baixas por venda                       (17) Outros

 

Pois bem hora de falar sobre esses questionamentos:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quando falo sobre contabilização me lembro das aulas de João Martins Davila Neto (Radial), José Carlos Marion (Joca dos tempos do Radial) e João Antônio Carneiro (Melvin Jones).

 

Naquele tempo ouvi uma frase que não era uma regra de vida, mas que me ajudou muito a entender o básico de algumas contabilizações:

 

QUEM RECEBE, DEVE

 

Meus lançamentos a débito estavam resolvidos, e foi assim até o dia em que entrei na vida real, mas ainda naqueles tempos fazíamos aulas com diários contábeis, simulando o trabalho dos antigos GUARDA LIVROS na unha e pena de caneta e nesse processo tínhamos simulado um ato que geraria um lançamento contábil onde existia uma conta para debitar e outra para creditar, mais importante, um histórico para explicar o que estava acontecendo, vejam bem, eu disse explicar.

 

Então surgiram os computadores e as informações foram migrando de pacote em pacote de software, com eles nasceu o tal do histórico padrão, a justificativa era o grande volume de transações, que não permitiria ao contabilista fazer aqueles históricos explicadinhos do passado.

 

Muito se perdeu com isso, os históricos padrões nem sempre explicam o que aconteceu e muitas vezes são negligenciados pelos operadores contábeis com a não complementação de dados que eles pedem, assim a auditoria contábil ou mesmo a rotineira conciliação fica complicada em muitas situações e principalmente quando são feitas com uma defasagem de tempo relativamente grande.

 

Hoje o contador não faz mais lançamentos como no passado, ao implantar um ERP ou mesmo um sistema menos complexo ele cria TABELAS DE CONTABILIZAÇÃO e parametriza os lançamentos possíveis de acordo com o padrão de movimento comum para a empresa.

 

Assim quando o analista, lança um documento ele automaticamente por meio de códigos é direcionado para um lançamento padrão que tem de ser complementado com alguns dados específicos do documento gerador desse lançamento, como por exemplo o numero de uma nota fiscal.

 

As entradas vão acontecendo e uma vez por dia, semana ou mês dependendo do volume, alguém vai ao sistema e apura possíveis inconsistências, que também foram preparadas para serem apontadas pelos programas dentro dos ERP´s e faz os ajustes necessários.

 

UTILIZANDO TIPO DE MOVIMENTO OU CÓDIGO DE LANÇAMENTO:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Todas as entradas nos ERP´s não importa qual seu fabricante (SAP / ORACLE / OUTROS), tem um campo que determina seu tipo de movimento ou como chamamos, seu código de entradas, nem sempre esse campo é levado a sério pelas empresas, já que uma entrada é uma entrada independente de sua origem, mas vamos mostrar a utilidade desse campo e sua função como item de conciliação e auditoria de dados do balanço.

 

Não consegui achar uma tabela para o AM, mas consegui essa com alguns códigos do MM e nela vemos dois códigos interessantes, o 241 que transfere materiais para o imobilizado e o 242 que permite a devolução de materiais para o imobilizado.

 

Não me lembro se existe um código diferente no AM para a mesma transação, mas o ideal é que fosse utilizada a mesma codificação como parametrização.

 

Mas afinal, qual a utilidade disso?

 

Pois bem vamos admitir que nossa empresa optou por de lançar seus dados agregando esse código ao processo e vamos usar a nossa tabela fictícia da chamada:

 

(10) Compras Diretas                        (14) Obsolescência

(11) Requisições                                (15) Sucateamento

(12) Devoluções                                 (16) Transferências

(13) Baixas por venda                       (17) Outros

 

Quando o analista de conciliação obtem os resumos por tipo de transação, para desenvolver a mutação do imobilizado, do estoque ou de qualquer conta que ele ache necessário, veja um exemplo nesse link:

 

 

 

 

Passa a ter elementos de conciliação de balanço, que vão tornar transparentes todas as informações de movimentos contábeis ali refletidos, como exemplo temos:

 

(10) COMPRAS DIRETAS

 

A soma desses valores tem de bater com as notas fiscais lançadas como compras diretas no PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS onde vamos ter a posição analítica do que entrou

 

(11) REQUISIÇÕES

 

A soma desses valores tem de bater com os lançamentos efetuados como baixa de almoxarifado e com os documentos lançados no PORTAL DE DOCUEMENTOS FISCAIS tem de refletir a composição do saldo de forma analítica e com dados dos bens adquiridos (dados de estoque)

 

(13) BAIXAS POR VENDA

 

A soma desses valores tem de bater com os lançamentos contabilizados em resultado não operacional e tem de ser refletidos analiticamente pelos dados do ERP em uso

 

E assim por diante, acho que com isso conseguimos mostrar a importância da utilização dessas codificações na hora da criação dos movimentos de acordo com sua natureza ou tipo.

 

Em tempo, não adianta reinventar a roda, os sistemas já tem códigos de transação definidos, teríamos de incluir apenas as situações que não foram previstas.

 

RATEIO DE GASTOS INDIRETOS E DISTRIBUIÇÃO PARA UNIDADES DE NEGÓCIO:

 

Para distribuir os gastos indiretos ou bens para unidades de negócio, temos de conhecer o processo da empresa, cada contador tem um forma e um critério para desenhar e fazer esse processo, mas sempre vai ter de estar atrelado a área de custos, pois é ali que nascem os melhores índices para base de rateio.

 

Nem sempre o apontamento de horas da manutenção é o caminho usado, assim tem de se definir um processo um modelo, validar um critério de rateio e processar, nos link´s abaixo falo um pouco mais sobre esse assunto:

 

RATEIO DE BENS COMUNS EM FUNÇÃO DE SEU USO OU UNIDADES DE NEGÓCIO

 

 

 

 

 

 

LANÇAR OU NÃO MÃO DE OBRA INDIRETA NO PORTAL DE DOCUMENTOS?

 

 

Quanto a pergunta sobre lançar ou não a mão de obra indireta no PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS, acho que isso tem de ser estudado com a TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, o ideal é que tudo desse entrada pelo portal, mas isso talvez demande um volume de processamentos que pode ser inviável, então em um estudo prévio executado no momento em que o sistema estiver sendo especificado, tem de se ter garantias, de que uma informação não adicionada ao PORTAL, pode ser obtida de forma clara, rápida e no tempo de sua demanda mesmo sendo originada em outro banco de dados.

 

O grande problema dos ERP´s esta nesse ponto, a dificuldade que temos de extrair dados de seus banco de dados e no formato que nossos clientes exigem, por exemplo a RELAÇÃO DE BENS REVERSÍVEIS de uma EMPRESA DE TELEFONIA, não sai do SAP, simplesmente porque ele não consegue fazer o DE/PARA sem um grande processamento e custo de ABAP.

 

Algumas empresas dizem que fazem, eu tenho ressalvas a seus processos, mas a ANATEL não ter gente para fazer uma auditoria como deve ser feita.

 

No próximo post, vou falar sobre isso, sobre a extração de informações do SAP para uso no dia a dia, dos problemas dos relatórios e das conversões de relatórios feitas em ACL.