PORTAL DE ENTRADAS - BANCO DE DADOS DE DOCUMENTOS FISCAIS
Nem tudo o que estou propondo é coisa que saiu da minha cabeça, tem muita gente que trabalhou para desenvolver processos que estou usando como base de trabalho e aprimorando com algumas sugestões, muitas dessas formulações nasceram na Alcoa e na Brasil Telecom com origem em vários setores e com vários desenvolvedores.
Assim, quando foi incorporado o SAP na Brasil Telecom uma das coisas que foi analisada, foi sua capacidade de guardar e exibir em tempo real documentos digitalizados que seriam o espelho dos documentos originais mantidos em arquivo para fiscalização, mas com a facilidade de ter sua exibição rápida ao toque de alguns botões sem a necessidade de levantamento físico dos papéis (Sistema desenvolvido pelo pessoal do Adilson Sampaio com o nome de PORTAL DE NOTAS, processo descartado pela gestão atual da empresa).
Lógico que essa pratica funciona com auditorias, mas não com órgãos fiscalizadores que ainda trabalham na idade da pedra onde só tem validade o documento original, mas essa questão está em outra conversa e/ou sugestão de mudanças, nesse monento temos de olhar que com a necessidade que a empresa adquiriu para atender fisco, reguladores e outros nasceram necessidades de se criar uma porta de entrada de dados para compilação futura.
Seguindo o modelo Brasil Telecom e ampliando sua funcionalidade, tenho como sugestão a EXIGENCIA de que todo DOCUMENTO FISCAL que der entrada na empresa seja digitalizado de forma integral em um banco de dados que vamos chamar de PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS.
Aqui todas as notas fiscais, rpa´s, recibos e contratos devem ter seus dados, transformados em arquivos que atendam as necessidades futuras da empresa e devem também ser escaneados para permitir a geração do DRILL-DOWN ou forma de acesso a hierarquia mais baixa do processo.
Dessa forma o PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS, seria o banco de dados a ser trabalhado para geração de LIVROS FISCAIS, LIVRO CIAP, GERAÇÃO DE DADOS CONTÁBEIS E DE OBRAS EM ANDAMENTO.
IMPORTANTE:
As informações para os REGULADORES não devem ter origem nesse arquivo, já que precisam de dados que só vão existir nos bancos de dados do imobilizado ou estoque, mas isso só acontece se forem gerados e construídos na origem, na entrada do documento na empresa.
As notas fiscais para efeito desse banco de dados devem estar vinculadas a um projeto que vai definir a classificação final do bem a ser adquirido, quando essa classificação se der em áreas produtivas, pode ser que a nota fiscal tenha direito a recuperação de ICMS.
O CIAP pede a avaliação de cada item de nota fiscal, que nesse banco de dados esses dados devem estar separados, depois já na sua migração para obras em andamento ou estoque pode não existir essa necessidade.
Não existe a necessidade de redigitalização de contratos, basta fazer um resumo contábil de seu objeto e valores e anexar o mesmo como produto escaneado para DRILL-DOWN (esse processo pode ter outros nomes em outros ERP´s, esse é o nome utilizado pelo SAP)
Mas e quando um bem é adquirido e lançado no estoque, como fica a recuperação do ICMS?
A regra para lançar a recuperação do icms, nasce com a entrada do bem em operação e com seu uso em área produtiva, mas quando compramos por exemplo computadores e colocamos em um almoxarifado, podendo esses computadores ser requisitados tanto para áreas administrativas quanto para áreas de produção, uma que não dá direito e recuperação e outra que da esse direito, temos alguns problemas que vão ter de ser estudados pela área de Tecnologia da Informação durante a construção dos programas de geração dos dados do CIAP e sua origem.
O primeiro problema é o valor, quando um bem entra no almoxarifado, perde sua referência documental e passa a ser controlado pelo seu CUSTO MÉDIO que não vai fechar com a NOTA FISCAL de compra e o segundo é sua entrada em operação que vai acontecer de acordo com a demanda, ou com a requisição e capitalização da obra que foi aberta para atender a essa demanda.
Sendo assim, o pessoal de TI, tem de criar um link entre a NOTA FISCAL lançada no PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS e o item no estoque, porque para o CIAP o que vale é a NOTA FISCAL.
Algumas informações existem nos dois pontos e podem ser usadas como amarração como o numero de fabricação e o modelo do equipamento, informação que vai ser necessária tanto para os arquivos contábeis quanto para os fiscais, dessa forma sistemicamente o item seria identificado, mas cada, informação ou bem com direito a recuperação de ICMS vai ter um FLAG para sua identificação, que pode ser um código sistêmico ou outra coisa qualquer definida pelo analista de TI.
Quando a entrada em operação acontece, para dar inicio a recuperação, temos um outro problema e para sua solução vamos ter de usar o principio contábil do conservadorismo a fim de evitar riscos fiscais, ou seja, você não pode lançar recuperação de valores fora do exercício fiscal, assim se era para ter recuperado alguns duodécimos no ano passado e não o fez, perdeu.
Já para a recuperação do exercício corrente, pode ser feita uma aplicação retroativa até o inicio do exercício, desde que exista na memória de calculo alguma coisa que demonstre de forma clara essa ocorrência.
RESUMO:
Todos os documentos que dão entrada na empresa tem de entrar via PORTAL DE DOCUMENTOS FISCAIS , afim de atender as diversas necessidades futuras geradas pelos diversos CLIENTES da empresa, no link abaixo mostramos uma sugestão de composição de banco de dados para esse portal.
