QUE PROBLEMAS AFETAM DIRETAMENTE O DESEJO DE SE EFETUAR UM INVENTÁRIO REAL E EFICIENTE

 

11/04/2013 13:26

 

Obrigatoriedade do Inventário

 

As empresas não fazem inventário de imobilizado com a mesma frequência e intensidade com que fazem os inventários de estoque por alguns motivos:

 

• Não existe uma obrigatoriedade de se fazer, agora com o calculo de valor justo dos bens talvez se repense esse conceito

• Quando existe a necessidade de uma avaliação, como no caso das privatizações em geral, esse trabalho é feito de forma superficial, as pessoas trabalham com dados de balanço, projetam números enfim mostram o que querem que seja mostrado, mas não existe um trabalho técnico real de avaliação

• Nos contratos de concessão de empresas privatizadas existem clausulas obrigando a se fazer esses inventários, algumas até tentaram, mas esbarraram em problemas internos que inviabilizaram qualquer resultado positivo

• O custo para se montar um trabalho desse nivel desistimula sua execução, alem de haver necessidade da participação e compromentimento de varias areas da empresa

 

Competição entre departamentos

 

Dentro das empresas de forma geral independente do ramo existe uma competição entre as áreas de contabilidade, engenharia, sistemas e outras.

 

A impressão que tive por onde passei era que uma queria ser mais importante do que a outra e ficavam se degladiando para ver quem mais aparecia para a diretoria.

 

Sou contador, mas nem sempre os controles da contabilidade são bons o suficiente para derrubar os controles da engenharia, em uma das empresas por onde passei me deparei com uma contabilidade de saldos sem conciliação ou composição desses saldos falando que a engenharia trabalhava errada e que a contabilidade daquela empresa era diferente de todas as que eu já tinha visto dentro do grupo.

 

Enquanto isso a engenharia tinha todos os projetos separados em pastas com copias de todos os documentos que compunham aquele projeto, ou seja, faziam melhor o papel da contabilidade que a contabilidade.

 

Questionei a gerencia sobre as tais diferenças daquela contabilidade, porque para mim debito é debito e credito é credito, e recebi carta branca para trabalhar, joguei fora todos os arquivos da contabilidade e assumi os arquivos da engenharia como reais e contábeis, adotando daquele dia em diante o modelo de documentação da engenharia para a contabilidade, estabelecemos um dialogo produtivo dai para a frente a contabilidade passou a ouvir a engenharia e vice e versa.

 

Em uma empresa de tamanho maior me mandaram ir a uma reunião em um estado do sul para ver como andava o inventário, já que o processo era questionado pela engenharia deles, que já havia começado algum tempo antes um levantamento e não queria perder esse trabalho.

 

Eram uns 30 engenheiros e 2 pessoas da contabilidade em uma sala, conversamos, analisamos os trabalhos que eles já haviam feito e resolvemos colocar a empresa de inventario contratada para dar continuidade ao trabalho e não a refazer tudo.

 

Conseguimos o apoio da engenharia a partir desse dia, fizemos nosso trabalho e depois fechamos um trabalho conjunto com eles.

 

Falta de comprometimento entre as áreas da empresa

 

Quando você fala em inventário normalmente pensa como em estoques, em um trabalho conjunto de todas as áreas que podem de alguma forma estar envolvidas nos trabalhos de campo, cotejamento/conciliação, ajustes contábeis e sistemas ou seja:

 

• CONTABILIDADE GERAL

• COMPRAS / JURIDICO

• ENGENHARIA

• CONTABILIDADE FISICO – algumas empresas tem pessoas que só cuidam do físico

• INFORMATICA

• EMPRESA CONTRATADA PARA INVENTARIO

• OUTRAS

 

As pessoas se reúnem e decidem fazer um inventário seja por ordem do Órgão Regulador, Auditoria, Incorporação outros e definem responsabilidades de cada um.

 

Vou reportar aqui a experiência de um inventario onde a empresa gastou uma fortuna e jogou todo o trabalho na lata do lixo depois por falta de comprometimento de todos os envolvidos acima:

 

Contratação da empresa de inventário:

 

Durante a fase de contratação e escolha foram definidos alguns fornecedores e escolhido um deles para execução dos trabalhos, até porque ele já havia feito um trabalho de avaliação da empresa o que o colocava a frente das outras empresas.

Foi desenhada pela contabilidade geral uma minuta de contrato onde foram colocadas todas as responsabilidades de cada parte em seus mínimos detalhes.

 

Ao receber essa minuta a área jurídica barrou algumas coisas por entender que aqueles itens não deveriam estar descritos em um contrato, pois bem, somos contadores e não profissionais da área jurídica, finalizou-se então a contratação e vamos para a reunião de apresentação e definição dos roteiros de trabalho.

 

Definição dos roteiros de trabalho:

 

Como a empresa era muito grande, mais de um milhão de itens imobilizados houve uma segregação desses itens se determinando o que deveria ser inventariado e o que não se deveria e traçando mapas de roteiro e quem deveria acompanhar as vistorias de inventario.

 

Assim deveriam estar presentes no trabalho físico um profissional da área contratada, um profissional da engenharia e um profissional da contabilidade- físico e ainda eventualmente um profissional da área contábil geral.

Enquanto isso a área de contabilidade geral, empresa contratada e sistemas iriam tratar dos arquivos que deveriam ser tramitados durante os trabalhos de inventário, lay outs, origem, destino, etc.

 

Engenharia sugerindo estrutura de código de barras:

 

Quando estávamos nessa reunião a engenharia de uma das maiores unidades da empresa disse que havia feito uma estruturação de código de barras para controle de bens do imobilizado, haviam inclusive ido aos EUA para fazer esse treinamento e que portanto era um trabalho de primeira categoria em identificação de bens.

 

Sugerimos então ir até esse pessoal juntamente com o pessoal de TI para avaliar o que eles tinham e estruturar nossos trabalhos, até porque de uma massa de 400.000 itens eles já haviam levantado uns 50.000 utilizando esses códigos.

O pessoal de TI alegou que não poderia ir e nos delegou a função de acertar com o pessoal dessa filial a utilização desses códigos de barras, em tempo, não somos de informática e não conhecemos os lay outs dos arquivos que tínhamos na ocasião o FA CONSIST.

 

Bom fizemos o trabalho, validamos a estruturação do código de barras e estruturamos a mesma estrutura para toda a empresa.

 

Contabilidade criando modelos de UP – Unidades de Propriedade:

 

Com o objetivo de padronizar os trabalhos de identificação dos itens, a contabilidade desta mesma filial tinha construído um padrão de classificação de bens com aproximadamente 20.000 itens de unidades de propriedade com padronizações de uso, o que levantar, que informações possuir.

 

Nossos gestores validaram esse trabalho e o colocaram junto a empresa de inventario para executar os trabalhos, já tínhamos tudo:

 

• Tabela de unidades de propriedade

• Códigos de barras estruturado

• Negociação de logística com as engenharias

• Acerto de validações com áreas de sistema

• Acerto de trabalho com contabilidade geral e de físico

 

Hora de ir para campo,começo dos trabalhos de levantamento físico e identificação dos bens com novos códigos de barras:

 

Ao chegar a campo notamos a não presença de pessoal da contabilidade geral, nem da contabilidade do físico, ao questionar o pessoal da contabilidade geral disse que quem tem de acompanhar levantamentos é o pessoal do físico e o pessoal do físico disse que os equipamentos que íamos levantar de produção não estavam em seu escopo de trabalho que cuidava apenas de computadores e mobiliário.

 

Argumentei com o pessoal da contabilidade geral de que existia sim necessidade deles ali, mas não foi possível um acordo, então assumi a posição já que eu era da contabilidade da Matriz e sabia o que estava fazendo.

 

Quando levantamos o primeiro equipamento um Multiplexador, íamos colocar a plaqueta quando chega um dos engenheiros e nos diz que não podíamos colar ela naquele local, foram uns dois dias só para se chegar a conclusão de onde ia se colocar a plaqueta.

 

O interessante é que no primeiro dia passamos por um corredor onde existia um equipamento e no segundo dia ao passar pelo mesmo corredor verificamos um espaço vazio, ao questionar fomos informados que em função de problemas com o órgão regulador as movimentações de equipamentos não poderiam ser paradas, sob-risco de corte de fornecimento de produto e consequente multa por descumprimento de metas.

 

Inventario sem parada para inventário, tentamos montar um esquema de movimentação, que não funcionou, já que não havia uma ordem de alguém superior para que se seguisse aquela rotina.

 

Mudança de critérios contábeis – Tabela de Unidades de Propriedade:

 

Enquanto o trabalho de levantamento era feito, já tínhamos levantado mais ou menos uns 20.000 itens de uma filial, a contabilidade foi trabalhando na tabela de unidades de propriedade e reduziu drasticamente o numero de itens ali lançado e nos chamou para uma reunião de trabalho para apresentar a tabela.

 

Foi uma surpresa e um problema porque estávamos trabalhando com uma empresa contratada que já havia feito um trabalho e não podíamos alterar o contrato para refazer o trabalho que já estava concluído, resolvemos assumir a nova tabela nos lugares onde ainda não tínhamos ido.

 

Levantamento pronto na filial 1, hora de cotejar / conciliar:

 

A empresa contratada fez um levantamento de tudo que era fácil e não fez dos problemas finais, alegando que não era seu escopo fazer aquilo.

 

Fomos olhar o contrato e qual não foi nossa surpresa quando vimos que essas responsabilidades que estavam no escopo do trabalho, na minuta que preparamos, faziam parte daquelas informações que a área jurídica retirou do contrato porque não eram coisas que deveriam ser especificadas em contrato.

 

Sem argumentos, tivemos de partir para a conciliação junto com nossa engenharia e contabilidade geral.

 

A engenharia alegava não ter pessoal e tempo para esse trabalho porque tinham de cumprir metas regulatórias e a contabilidade geral dizia que a função era da empresa contratada.

 

Cotejamento / Conciliação e ajuste sistêmico:

 

Resolvidos os problemas fizemos a conciliação e levantamos vários ajustes contábeis a serem processados no sistema FA CONSIST e como resultado na contabilidade.

 

Nunca contabilizamos esses ajustes, nunca submetemos esse inventário a qualquer auditoria, enfim, quem tem dinheiro pode gastar em processos que não servem para nada.

 

Qual não foi nossa surpresa, mais uma, ao descobrir que o sistema que usamos e cujo pessoal de informática não participou da analise da formação dos códigos de barras, não tinha campos suficientes para implementar os códigos de barras que foram desenvolvidos e utilizados em todo o levantamento, tivemos de ignorar os dois primeiros dígitos dessa formação.

 

Planejamento do dia seguinte:

 

Quando você inventaria estoque sabe que daqui a um ano volta para fazer a mesma coisa, ativo não por causa dos custos e logística envolvida, então que pretende contratar um inventário tem de pensar no dia seguinte, como fazer o reinventário, quais os períodos para isso, se pensou em código de barras como fazer esse dado conversar com o sistema existente.

 

Como orientar o pessoal sobre as mudanças de posicionamento de ativos, como cuidar da canibalização de ativos enfim, tem de ser bem claro isso, caso contrario mesmo que os problemas acima não existam não adianta nada fazer hoje e não regulamentar e organizar o amanhã.

 

Conclusão:

 

Se não houver comprometimento de todas as áreas da empresa não adianta gastar fabulas com inventários que ele não vai apresentar resultados, vamos ter um laudo para apresentar para os órgãos reguladores, vamos ter um laudo para a auditoria, vamos ter um laudo para os sócios, mas vamos ter uma grande frustração de ter executado um trabalho que de nada serviu.