INVENTÁRIO FISICO DO IMOBILIZADO

 

 

Todas as empresas tem eles quase prontos e não usam por pura falta de planejamento e integração.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

As diversas áreas fazem seus trabalhos com independência e não buscam agregar dados a execução dos mesmos, assim, Contabilidade, Manutenção, Engenharia, Tecnologia da Informação, Help Desk, Imobiliário ou Patrimônio tem controles para seus trabalhos do dia a dia que são perdidos quando queremos apurar um inventário físico do imobilizado e então muitas vezes a área contábil acaba entendendo que não tem inventário e que esse trabalho demanda um alto custo.

 

Vamos trabalhar com alguns exemplos:

 

Imóveis – toda empresa paga IPTU, Agua, Luz e outros do gênero e para isso a área responsável tem de ter uma lista de todos os imóveis da empresa, sejam eles próprios ou de terceiros onde faz o controle desses pagamentos.

 

Veículos – Da mesma forma que com os imóveis toda empresa tem de ter um controle dos veículos para não se perder nos pagamentos de IPVA, Seguros e Manutenção preventiva.

 

Maquinário – A área de engenharia tem de ter um controle de manutenção preventiva por equipamentos, até para prever a necessidade de compra de peças sobressalentes ou outros para execução de sua manutenção.

 

Cabos Telefônicos – As empresas de telefonia mantem em sua área de redes e manutenção controles dos cabos instalados na planta (rua),

 

Armários de Telefonia, da mesma forma a área de redes tem esses controles para manutenção desses armários.

 

Computadores e Equipamentos de Informática são controlados pelas áreas de TI / Help Desk com várias informações uteis a esse trabalho.

 

Outros controles devem ser analisados nas empresas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O que falta é a integração entre as diversas áreas da empresa, ou seja, hoje quando vemos uma área de TI preparar um cadastro dos equipamentos de informática temos um inventário perdido, muitas vezes sem amarração ou informações que possam ser aproveitadas pela contabilidade.

 

Da mesma forma são construídos os arquivos de imóveis, veículos, maquinários, cabos telefônicos e outros e temos então vários trabalhos que não conversam uns com os outros.

 

No nosso ultimo post, quando abordamos o assunto atualização de valores para a conta cabos e falamos em papéis de trabalho das contabilidades, vimos que:

 

Nossa base de dados é ruim quanto a quantidades

 

Nossa base de dados contábeis não refletem itens de inventário e sim lançamentos contábeis

 

Os arquivos contábeis mesmo ruins estão distribuídos por localidades e centros de custos

 

Então se a empresa ordenar a seus departamentos que comecem a trabalhar como grupo, com um mesmo objetivo e não como concorrente um do outro, vamos criar um envolvimento e compartilhamento de informações que pode eliminar custos de inventário e cotejamento de bens.

 

Isso faria com que a ela tivesse uma grande redução nos custos te inventário, já que os bens não cobertos por esse trabalho seriam reduzidos e as vezes nem com custo relevantes.

 

Por isso, outra coisa que a empresa tem de analisar é a materialidade em valores da massa de bens, para os quais vai efetuar gastos com inventários, por exemplo:

 

Móveis e Utensílios em uma empresa de telefonia, representam menos de 5% dos valores de seu ativo, empresas como a Alcoa nem utilizam a pratica de controle desses bens optando por não imobilizar bens com custos inferiores a US$ 1.000, revertendo o impacto dessa decisão quando da apuração de seus resultados.

 

Então algum gaiato ai pode dizer, mas se um bem não esta identificado e não foi lançado ao ativo posso levar para casa, já ouvi isso no passado.

 

Pode, pode sim, todos são livres para fazer o que querem, mas se ao sair você for identificado pela segurança, simples pode pedira a conta ou ser demitido sendo que a escolha é livre.

 

Espero ter ajudado aos empresários a reduzir seus custos com inventário físico de imobilizado e ao mesmo tempo dizer ao mercado, reguladores e outros que sua empresa tem sim inventário físico recente e em dia.

 

Para SOX e para trabalhos de Auditoria / Regulação esse processo tem de ser desenhado, aprovado e com regulamentos escritos direcionando a ligação entre as informações contábeis e das outras áreas, sejam eles executados via interface sistêmica ou controle paralelo em acess com informações vindas dos vários sistemas.

 

Importante, seja lá como for a definição de controle, os vários sistemas tem de receber FLAG´S, que facilitem as concatenações dos arquivos, mas aqui a receita de bolo tem de ser alinhada para cada empresa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aproveitando o post para propaganda pessoal, estamos disponíveis no mercado para conversar e construir um projeto de integração para sua empresa basta entrar em contato para uma troca de informações.