FALANDO AINDA SOBRE A PREPARAÇÃO DO BANCO DE DADOS:

 

Antes de falar sobre uma proposta de trabalho de atualização de valores dos itens do imobilizado, temos de avaliar dentro da empresa onde estamos, qual sua prioridade, ou seja, dentro da massa de dados que se pretende trabalhar qual a que tem relevância e sobre qual vamos focar nossos maiores esforços, sabendo-se que não temos estrutura para cuidar de todo o processo da forma como deveria ser.

 

Sabemos ainda que temos empresas onde existem poucas localidades subdivididas em centros de custos, como por exemplo, uma indústria química ou gráfica, que normalmente tem uma planta de escritórios e duas ou três fabris ou estamos  em uma empresa como as do ramo de telefonia, onde temos 40.000 localidades entre escritórios, plantas de equipamentos e equipamentos alocados nas ruas de uma cidade.

 

Usando o exemplo d pessoal de telefonia, eles dividem seus bens em três grupos, a saber:

 

• BEM DE MASSA:

 

É o conjunto de bens, ou como denominado por eles UP - unidades de propriedade (UP) que existe na empresa em grande volume, com localização dispersa e de difícil controle individual, tendo, por esta razão, o controle apenas quantitativo por tipo e área geográfica, definida conforme suas necessidades gerenciais, sendo que determinados bens desse grupo podem ter o seu controle por centro de responsabilidade ou centros de custo.

 

Para esses bens dada a impossibiidade de inventários, vamos ter de trabalhar em conjunto coma área de engenharia, materiais, projetos e estudar seus contrôles fazendo uma ponte entre eles e a contabilidade.

 

Exemplos - Modem, TUP, aparelhos telefônicos, fios, cabos, postes, canalização, equipamentos de pressurização, armários de distribuição, dutos, etc.

 

• BEM IDENTIFICÁVEL:

 

É o conjunto de unidades de propriedade de fácil identificação, que tem individualidade e características próprias e por não ser passível de deslocamento quando em serviço, não está sujeita a marcação e a responsabilização de um órgão da empresa.

 

Nesse caso vamos ter de linkar nossas informações contábeis com a area administrativa, patrimônio, engenharia.

 

 

Exemplo – Terrenos, Edifícios e fazendo analogia, Prensas de Extrusão e de Laminação, Fornos elétricos ou de alvenaria, etc.

 

•  BEM MARCÁVEL:

 

É o grupo de unidades de propriedade passível de localização física (plaquetamento, gravação ou código de barras), visando a sua identificação para fins de inventário e responsabilização quanto ao seu uso e guarda.

 

Para esse bens teremos de trabalhar em conjunto com as areas de engenharia, materiais, help desk, outras

 

Centrais telefônicas, modens, computadores, mobiliários, impressoras, etc.

 

 

Além disso, os grupos de bens ficam subdivididos, como em todas as empresas em dois grandes grupos, a saber:

 

• BENS E INSTALAÇÕES EM ANDAMENTO (BIA) / OBRAS EM ANDAMENTO, PROJETOS EM ANDAMENTO:

 

Este é p grupo de contas onde se faz os registros de Projetos/Obras de Gastos de Capital sujeitos a transferência para o BIS – Imobilizado Depreciável.

 

Grupo onde são apropriados todos os valores de aquisição, construção, incorporação de ativo fixo ao patrimônio da empresa, necessários para que esse bem seja colocado em uso.

 

• BENS E INSTALAÇÕES EM SERVIÇO (BIS) / IMOBILIZADO:

 

È o grupo de contas onde são apropriados todos os custos de aquisição dos bens tangíveis ou intangíveis em serviço, ou seja, após sua entrada em operação e é onde se dá inicio ao processo de reconhecimento de depreciação ou amortização.

 

 

Bom até aqui, nada mudou no reino da Babilônia, isso é que todos fazem em todas as empresas, apenas com nomes diferentes, alias o pessoal ligado a empresas de origem publica tem essa particularidade escrevem muito, tem muitas normas, tem muitos nomes bonitos, trabalham orçamento e dotações como ninguém, mas não conseguem evitar problemas graves de controle como os que vemos nos dias atuais, porque passam muito tempo escrevendo como fazer e se esquecem de arregaçar as mangas e colocar em prática o que foi escrito, mas isso não é foco desse trabalho, vamos aproveitar o que de bom eles ensinam.

 

E seguindo essa linha cabe ao analista bem como a gerencia definir o que na empresa é passível de demandar tempo e gente e o que pode ter um controle papel, mas sem que exista a necessidade de um profissional debruçado sobre um controle sem sentido.

 

Vamos a exemplos práticos:

 

• Exemplo 1

 

Antes da privatização a Telebrasília se orgulhava do controle que tinha sobre os bens imobilizados, tinha uma estrutura, um departamento apenas para cuidar da parte física dos bens e nada fugia aos olhos das pessoas da área, todos os ativos tinham uma plaqueta e eles tinham um controle que funcionava bem com a contabilidade usando o sistema FA da Consist.

 

Quando entrei nessa empresa que havia sido incorporada pela Brasil Telecom, vi que esse controle era ótimo, mas foi descontinuado porque como na maior parte das empresas privadas não existia mais gente para trabalhar essa demanda.

 

Ao analisar os controles vi que eles faziam o serviço para dois grupos do imobilizado, moveis e utensílios e computadores e acessórios, grupo que ao analisar sua representatividade significavam apenas 3% do montante apresentado como imobilizado no balanço.

 

O maior grupo contábil não era analisado por se considerado bem de massa, que era o grupo de cabos, então era um bom controle, mas sem relevância para o montante investido.

 

Muitas vezes ouvi gente dizendo que se uma calculadora não tivesse uma plaqueta de ativo poderia ser levada para casa, pensando assim qualquer bem da empresa pode ser levado para casa, nós não somos seguranças e sim contadores, o único problema envolvido é que se a pessoa for pega saindo com o bem da empresa deveria ter problemas com seu emprego.

 

• Exemplo 2

 

Em outra empresa a própria matriz definiu que bens com valor a US$ 1.000 não seriam passíveis de imobilização, mesmo que nossa lei tivesse números menores.

 

Os itens eram lançados a despesa em uma conta especifica e por ocasião da declaração do imposto de renda Brasil era reconhecido na forma definida aqui.

 

Assim computadores, móveis, calculadoras HP, ficavam fora dos controles do ativo.

 

• Exemplo 3

 

Em uma oura empresa, de tamanho menor, as pessoas não queriam bens fora do imobilizado, e por vezes explicar que grampeador era despesa não era uma coisa fácil, mas de depois de algum tempo conseguimos definir o que não deveria ser imobilizado.

 

• Exemplo 4

 

Existem bens que não precisam ter controle rígido, mas tem de ser avaliados, por exemplo, Terrenos e Edifícios, jamais vão se deslocar ou correr risco de serem roubados já que são imóveis, porém muitas benfeitorias nesses ativos não são registradas no imobilizado, principalmente quando temos os famosos puxadinhos ou demolições sem que a contabilidade seja comunicada.

 

Para esses bens temos de estar de tempos em tempos passando pelos lugares, pelas plantas para avaliar suas condições, alias nessa área andar na planta tem de ser rotina até para se avaliar condições de risco de sinistros, mesmo não sendo nós profissionais da área de seguros da empresa.

 

• Exemplo 5

 

Existem equipamentos colocados na planta que são marcáveis ou passiveis de identificação mas que tem seu deslocamento quase impossível é o caso por exemplo de uma prensa de extrusão ou de laminação ou ainda de um alto forno ou mesmo um forno do tipo cadinho.

 

Devido a estrutura e condições desses bens ninguém sozinho os conseguiria mover ou transformar sem que todos em sua volta ficassem sabendo, o controle aqui seria mais documental.

 

• Exemplo 6

 

Fazer plaqueamento ou identificação com código de barras é quase ficção na grande maioria das empresas, talvez essa nova tecnologia RFID, que já foi objeto de outro POST. Seja uma solução, mas mesmo aqui temos de avaliar seu custo e viabilidade.

 

Acho muito caro desembolsar para controlar moveis e utensílios e impossível de controlar alguns bens eletrônicos, como por exemplo uma central telefônica que é uma caixa onde se colocam várias placas, sendo que essas placas mudam de formato e tamanho a cada nova tecnologia desenvolvida.

 

Assim quando alguém em telefonia fala em aumentar a capacidade de uma central fazendo caber nela mais 100.000 assinantes ou clientes, quem passou na frente dela ontem e passa hoje depois da ampliação pode não ver nada, ou porque a placa que já estava nela teve uma parte ativada ou porque foi colocada uma nova placa dentro da caixa que não pode ser aberta por conta de riscos de cortar a linha dos clientes e ter problemas com a Anatel.

 

• Exemplo 7

 

Temos na grande maioria das empresas o canibalismo, ou seja hoje temos uma mesa e amanhã poderemos ter uma prateleira e ninguém sabe onde esta a mesa.

 

Ou ainda como ocorre com computadores, peças de um que no todo não tem mais uso são colocadas em outro para continuar funcionando sem comunicação ao ativo.

 

 

Resumindo, antes de sair valorando e gastando cartucho, temos de avaliar a situação da nossa empresa, quais suas prioridades, definir algumas regras de procedimento tentando coibir algumas das situações descritas e só então vamos poder fazer um trabalho bom de avaliação do imobilizado.

 

Definindo se vamos olhar cabos, móveis, imóveis, veículos, equipamentos ou outro grupo definido pelas prioridades do negócio para o qual temos de direcionar nossas informações, não esquecendo aqui de avaliar as necessidades dos orgãos reguladores, auditoria, fiscais e outros peculiares de cada negócio.