BASE DE DADOS – CONCEITO BÁSICO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ainda ontem participava de uma palestra na escola do meu filho, onde o assunto era o novo conceito de aprendizagem com utilização de dados informatizados como ferramenta de estudo, segundo o conceito atual o uso de livros físicos como no passado existe e não vai ser abandonado, mas a educação tem de estar voltada para as novas tecnologias, mostrando as crianças o conceito de integração em tempo real.

 

Como disse o palestrante no passado mandávamos cartas que demoravam semanas ou meses para chegar a seu destino, hoje temos o e-mail o whatsap e outras ferramentas que fazem a informação ser online – em tempo real, assim as reuniões de alunos, que antes necessitavam de deslocamento a um local comum, hoje podem ser feitas pelo celular cada um em seu lugar de origem sem necessidade de um encontro fisico.

 

Aqui em casa, todos os dias meu filho acessa o computador para jogar e de repente ouço duas vozes falando, a dele e a do amigo que joga compartilhado, lá da sua casa e no mundo empresarial a coisa funciona mais ou menos da mesma forma, as informações tem de estar preparadas para serem fornecidas o mais rápido possível, já que algumas decisões são tomadas com base na posição mais atual de um grupo.

 

Vamos fechar uma venda, temos de saber se temos estoque do que esta sendo vendido e temos de saber em caso de não existir esse estoque qual o tempo de fabricação ou reposição do material a ser vendido, coisas nesse nível que podem ser gerenciadas sistemicamente e em tempo real.

 

Desde os anos 70 que eu penso que a contabilidade e a administração não podem viver isoladas ou sem conhecimento do que acontece por trás das telas de computador, temos os atuais ERP´s que controlam quase tudo dentro de uma empresa,mas o que vemos quando acessamos um ERP é uma tela terminal e então sempre vem a pergunta ou pelo menos deveria vir:

 

Mas e ai o que existe por traz dessas telas, que informações estão armazenadas, como elas estão construídas e onde são armazenadas?

 

Não é nosso objetivo entrar no mérito da construção de programas de computador e nem explorar muito seus arquivos, vamos apenas falar um pouco da evolução que vimos e como funcionam os bancos de dados de hoje.

 

Há muito tempo, ainda nos tempos de Radial, tive minhas primeiras aulas de informática e chega um professor que sai com uma teoria de números binários, dizendo que tudo em computador era escrito e desenvolvido pela combinação de zeros e uns, depois para complicar vem também com uma regra de números HEXADECIMAIS, pronto nunca tinha visto um computador na vida e agora é que não ia ter acesso a ele mesmo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

O tempo passou, comecei a trabalhar no Circulo do Livro S/A do grupo Abril Cultural e não teve como, colocaram um computador DISMAC, chamavam de micro, mas era uma mesa inteira com dois drives onde a gente teria de desenvolver um sistema de controle de ativos em DBASE II, o supra sumo da época, era eu dizendo o que precisava e uma programadora fazendo a compilação dos ARQUIVOS - DBF´s e PROGRAMAS - PRG´s.

 

O DBase foi evoluindo até chegar na versão DBASE III PLUS e ai não teve jeito, já trabalhando na Alcoa Alumínio S/A, precisando de desenvolvimentos de TI que nem sempre era prioridade e sem a minha amiga programadora para dar suporte, o jeito foi arranjar um manual e aprender sozinho como desenvolver um banco de dados e como fazer alguns programas no sistema para executar tarefas não desenvolvidas nos aplicativos da época.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Antigamente os computadores não tinham nem a capacidade e nem a memória de hoje e pior não se comunicavam uns com os outros como hoje, então nós tínhamos de guardar as informações em dispositivos batizados de disquetes, veja a foto de umas reliquias que tenho na abertura desse texto.

 

Eles eram muito vulneráveis e desde cedo entendi o porquê de ter mais de uma cópia de um arquivo, era muito fácil de dar pau em um deles e você perder tudo o que tinha feito, isso não mudou até os dias de hoje apesar de existerem outros vários modos de armazenar dados.

 

Para utilizar esse sistema não precisávamos entender de números binários e hexadecimais, muito embora eles estivessem presentes o tempo todo, o forte do DBASE era exatamente ser amigável ao usuário, mas não era nada parecido com os sistemas de hoje, você tinha de escrever os comandos no sistema a partir de seu carregamento no DOS para que ele executasse uma ordem.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

No exemplo acima já com o DBASE carregado temos os seguintes comandos:

 

USE TEST – abra o arquivo DBF que foi desenvolvido por nós e batizado de TEST

LIST – mostre sua estrutura de dados

3 – vá para o terceiro registro desse arquivo

DISPLAY – mostre o que esta gravada nesse registro

GO BOTTON – vá para o ultimo registro do arquivo

DISPLAY – mostre o que esta gravado nesse ultimo registro

 

Como vimos tudo era feito a partir de comandos que deveriam ser decorados, hoje você faz a mesma coisa sem ter de usar esses comandos e com uma cara mais bonita de tela, mas muitas vezes não consegue entender como essas imagens aparecem ou são gravadas.

 

Na composição acima temos um banco de dados onde o seu criador definiu o que deveria ser gravado em cada registro do arquivo e com que tipo de informação, ou seja, na hora de construir o bando de dados o programador tinha de informar se era um campo texto, numérico, lógico ou data e tinha de informar quantos dígitos seriam atribuídos a cada campo e ainda se numéricos se tinham decimais e quantas seriam essas decimais, usando a tela acima poderíamos dizer que a titulo de exemplo temos:

 

ID – Campo numérico com dois dígitos e zero casa decimais

NAME – campo texto com 20 caracteres

 

Com a criação de banco de dados surgiu a necessidade de se criar tabelas de dados adicionais que iriam de alguma forma se relacionar com o banco de dados formando arquivos onde seriam aglutinadas algumas informações, por exemplo:

 

Banco de dados de Cadastro de Funcionários

Tabela de dados de municípios do IBGE

Tabela de dados de Departamentos da empresa

 

Assim lendo alguns campos do arquivo poderia se completar com dados das tabelas e se criariam novos bancos mais completos, vamos ver isso abaixo já no ACESS.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neste exemplo vemos um banco de dados já em ACESS atrelado a cinco tabelas por palavras chaves indicados pelas setas de ligação entre eles e na parte de baixo vemos a construção de um novo arquivo com dados das seis estruturas abertas.

 

Mas o que seria a palavra chave, bom isso são campos exatamente iguais entre dois arquivos que permitem ligar os dois trazendo informação apenas para o que interessar para o novo arquivo, exemplo:

 

Cidade – São Lourenço x Tabela do IBGE para buscar código de município

 

Esta não seria uma chave ideal, porque no Brasil existe mais de uma cidade com o mesmo nome mas se o usuário concatenar o nome do município com seu estado ou UF, teríamos a chave São Lourenço MG e então com um campo definido no mesmo formato na tabela do IBGE não haveria erro, buscaríamos o código de município certo.

 

Ainda não entendi, se é esse o problema porque já não digitamos esse código na hora de cadastrar a informação?

 

Imagine-se registrando as NF´s de sua empresa e a cada novo documento você para olhar na tabela do IBGE o numero de código do município, seu trabalho vai se tornar muito mais lento e se além disso você tem de buscar informações na tabela de CNL Código Nacional de Localização, na Tabela de centros de custos da empresa e em outras, deve demorar o dia para entrar com uma NF, essa foi a forma encontrada para agilizar esse processo.

 

Além disso podemos definir campos de seleção, que vamos batizar de FLAG´s , ou seja, vamos supor que um dia a gente vá querer listar todos os itens que tem a palavra SDH na descrição, como a descrição pode ser feita com qualquer texto, essa palavra que é na verdade um modelo de modem pode estar em qualquer lugar da descrição, assim se a gente usar um campo como FLAG ou marcador, vamos poder no futuro emitir um relatório de todos os itens SDH, independente de ler sua descrição.

 

O Acess é muito útil para atender demandas não previstas nos ERP´s do mercado e que geralmente tem alto custo de desenvolvimentos de ABAP´s.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mas para seu uso como ferramenta auxiliar dos ERP´s precisamos saber algumas coisas e definir algumas regras.

 

• Não importa o que vamos fazer no ACESS o sistema oficial da empresa é o ERP

• As manipulações de dados no ACESS para serem oficiais tem de ser imputadas nos ERP´s oficiais normalmente por programas desenhados por ABAP para entrada automática nos lay outs definidos pelos ERP´s e usando as vias definidas nos mesmos

• Portanto toda manipulação de dados via ACESS, só vale se for transferida para o ERP e estiver seguindo o programa de entradas do ERP, as normas de SOX e auditoria da empresa.

• Se falarmos de inventário de bens, estes devem estar respaldados por um laudo atestado pela engnharia e auditoria e ainda seguindo todas as demandas legais.

• Para construir informações em acess precisamos conhecer a estrutura do banco de dados dos ERP´s, já falamos o que é isso no inicio desse texto.

• Precisamos saber que tabelas o sistema usa e como são seus relacionamentos.

• Precisamos saber como os vários módulos do sistema se comunicam

• Precisamos desenvolver em ABAP (pessoal de TI) um programa de exportação de dados dos ERP´s para arquivos texto separados por ponto e vírgula que podem ser importados para tabelas pré-desenhadas no ACESS.

 

Ai você pergunta, mas para que vou fazer isso se já investi uma montanha de dinheiro na instalação do melhor ERP do mercado?

 

Vamos citar o exemplo de telefonia para mostrar essa necessidade, estou falando do SAP AM/AA:

 

• O SAP não guarda informações pontuais de fechamento, a posição que for tirada do sistema é sempre a atual, isso vale para MM também

• Mas as pessoas do SAP garantem que ele faz isso e realmente faz, vamos admitir que você vá buscar a posição do ultimo balanço da conta veículos, realmente todos os itens vem para a base baixada na posição do ultimo balanço, mas ......

• Tínhamos um veiculo no ultimo balanço e que foi baixado em janeiro, esse veiculo não aparece mais na lista, porque como falei o SAP só traz a posição atual e com isso já temos diferença de balanço, mas se tivéssemos baixado a posição em dezembro a historia seria outra.

• Em telefonia as empresas tem de remeter relatórios para a Anatel, acontece que o plano de contas e estrutura que as empresas usam nada tema ver com as definições da Anatel, assim todo o processo tem de sofrer um DE/PARA com a complementação de vários dados como o numero do município da tabela do IBGE.

• O Custo desse desenvolvimento no SAP é alto, fizemos um trabalho em acess para atender a demanda.

 

Bom isso da uma visão geral sobre o que é banco de dados e de que forma é útil entender como são construídos no nosso dia a dia.