COMO NASCEM OS ARQUIVOS DO ATIVO FIXO

 

09/04/2013 21:45

 

Um dia alguém inventou que deveria lançar todos os bens da empresa em um grupo contábil que foi denominado Imobilizado , na sua concepção os empresários comprariam um maquina e a lançariam nesse grupo debitando a conta maquinas e equipamentos e creditando caixa ou equivalente, compraria um veiculo e faria o mesmo lançamento e assim sucessivamente até que um dia ele percebeu que teria de construir um banco de dados para controlar esses bens já que o volume de itens começou a ficar grande.

 

 

 

Mudou o contador e ele teve a brilhante ideia de fazer diferente, vamos lançar os itens em subgrupos de forma a tornar o balanço mais claro e ai ele criou dentro de maquinas e equipamentos os subgrupos que achou necessário e como na época a informatização ainda não existia criou fichas individuais de itens onde lançava manualmente todos os meses as atualizações desses ativos.

 

Em outra empresa o contador fez tudo isso, mas ele queria o trabalho mais detalhado então uma maquina era composta pela nota fiscal x, pela nota fiscal y e assim por diante e para controlar esses itens montou uma estrutura onde nascia o ativo pai, item principal ou equipamento propriamente dito e itens filhos que seriam os complementos e adendos a esses ativos.

 

Veio o Decreto Lei 1598/77 e mandou que os itens fossem agrupados em fichas por períodos de lançamento com a abertura analítica nas fichas de papel que deveriam ser atualizadas todos os meses.

 

Operacionalmente se tornou impossível atualizar todos os meses essas fichas que passaram a ser atualizadas apenas quando solicitadas pela gerencia.

 

Nasceram os sistemas de controle de imobilizado, foram criadas novas estruturas contábeis, novos planos de contas e novas subcontas e os arquivos existentes, foram digitalizados da melhor forma possível, cada um usando as técnicas que tinha em mãos, detalhe a orientação sempre foi vamos fazer certo a partir de hoje e o ontem deixa como esta porque ninguém esta cobrando (probemas com analise - critérios diferentes)

 

Quando nasceram os Sistemas de Ativo Fixo – BIS BENS E INSTALAÇÕES EM SERVIÇO, alguns grupos resolveram criar também um banco de dados para Obras em Andamento – BIA BENS E INSTALAÇÕES EM ANDAMENTO.

 

Nesse arquivo de BIA nasciam os ativos, todas as notas fiscais, mão de obra e gastos de instalação eram ali lançados e no final se transferia para BIS o item formado independente de sua origem ou dos documentos que o compuseram que deveriam estar a ele link ados por uma ordem de serviço.

 

Sistemas foram migrados para outros sistemas e cada vez que isso acontecia tinha lá outro contador que definia o que deveria e o que não deveria ser migrado e um pessoal de sistemas que executava esse processamento, mas a cada nova atualizações de sistema se perdiam informações ou tinham informações lançadas nos banco de dados de forma inconsistente.

 

Outro problema da composição desses arquivos é que muitos lançamentos ali foram feitos para disfarçar despesas que jamais deveriam ser ativos mas, que ali foram lançadas porque não se poderia afetar o resultado imediato do balanço, um exemplo bom que vi foi de uma empresa que ativou como software – desenvolvimento de novas funcionalidades, a parametrização que o máster fez dos usuários dizendo o que eles poderiam ou não fazer no sistema, ou seja, ele entrou em uma tela que já existia no sistema e marcou um “X” no campo de permissões do usuário, não desenvolveu, não criou, não alterou, não agregou nada ao sistema.

 

Algumas empresas não tinham lá um controle muito bom de suas Obras em Andamento e por ocasião do fechamento do balanço a auditoria avaliava como alto o saldo de BIA e então eram capitalizados bolsões de equipamentos para desdobrar depois, o que nunca acontecia, com o passar dos anos as informações sobre os desdobramentos se perdiam.

 

Enfim, muita coisa foi feita dentro dos arquivos de imobilizados existentes nas contabilidades de forma geral e por isso quando alguém precisa de uma posição contábil do Ativo Fixo, encontra muitas distorções além de existirem os efeitos da variação de mercado, das mudanças de tecnologias, das mudanças de critérios contábeis que não foram refletidas no passado e outros.